Pytania i odpowiedzi
Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Księgowa w firmie czy może biuro rachunkowe?
Przedsiębiorstwa podczas rozpoczynania i prowadzenia działalności stają przed poważnymi decyzjami w zakresie prowadzenia księgowości oraz kadr i płac. Decyzja o poprowadzeniu rozliczeń podatkowych przez księgową zatrudnioną na etacie lub biuro rachunkowe niejednokrotnie bywa kluczowa dla działalności operacyjnej.
Korzyściami prowadzenia rachunkowości przez profesjonalne biuro rachunkowe są:
Unikanie błędów samodzielnego księgowania i ich skutków
Chęć obniżenia wszelkich możliwych kosztów działalności gospodarczej skłania właścicieli, zwłaszcza małych firm, do podjęcia się osobistego prowadzenia rachunkowości. Często skutkuje to jednak wieloma nieprawidłowościami, które zazwyczaj wychwytywane są dopiero momencie postępowania wyjaśniającego bądź kontroli prowadzonej przez urząd skarbowy.
Profesjonalne biuro rachunkowe przygotowane jest do prowadzenia rachunkowości zgodnie z aktualnym prawem. W przypadku, gdyby zdarzyło się, że jego decyzje zostałyby zakwestionowane przez organy skarbowe, jest ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej.
Podejmowanie decyzji wpływających korzystniej na wynik finansowy
Biuro rachunkowe ze względu na specjalizację prowadzonej działalności posiada znacznie większy zasób wiedzy i doświadczenia niż przedsiębiorca czy nawet dział księgowy w firmie. Dzięki łączeniu wielu aspektów wiedzy rachunkowo-księgowo-prawnej pomaga w podejmowaniu bardziej optymalnych decyzji. Biuro rachunkowe może znacząco przyczynić się do uzyskania korzystniejszego wyniku finansowego.
Obniżenie kosztów operacyjnych
Utrzymując dział księgowości we własnej firmie, przedsiębiorca musi ponosić koszty zatrudnienia, inwestycji w wiedzę pracownika, sprzętu, oprogramowania księgowego, wynajęcia powierzchni, a w praktyce również koszty błędów popełnionych przez pracownika. Koszty pracownicze ponoszone są co miesiąc zasadniczo w niezmienionym wymiarze, bez względu na to, ile produktywnej pracy wykonali pracownicy. Rachunkowość prowadzona zewnętrznie pozwala te koszty obniżyć, chociażby i w ten sposób, że jeśli w danym miesiącu wydarzyło się niewiele i liczba powstałych dokumentów jest niewielka, pobrana przez biuro opłata za obsługę księgową będzie z reguły mniejsza.
Biuro rachunkowo pozwala uniknąć wielu z tych kosztów i dzięki temu obniżyć całkowity koszt związany z prowadzeniem rachunkowości.
Nie do przecenienia są również koszty niematerialne - czasowe i psychiczne. Zlecenie księgowości na zewnątrz pozwala „wyrzucić” problem rachunkowości z głowy i skorzystać z wiedzy specjalistów, którzy (mimo, że nie są pracownikami) będą działali na korzyść firmy i wspierali ją w rozwoju.
Długotrwała relacja i lepsze rozumienie specyfiki działalności firmy
W miarę jak buduje się relacja firmy biurem, poznaje ono specyfikę oraz zasady działalności danego przedsiębiorcy. Po pewnym czasie wiedza ta jest obszerna i staje się niezwykle cenna z punku widzenia podejmowanych decyzji rachunkowo-podatkowych; Dzięki możliwości powiązania wielu zdarzeń gospodarczych, jakie zachodzą w firmie, jest kapitałem pracującym na rzecz przedsiębiorcy. Dlatego wielu przedsiębiorców prowadzących wewnętrzną księgowość ponosi realną stratę, kiedy zatutrudniona od dłuższego czasu księgowa informuje o znalezieniu bardziej intratnej posady. Wraz z nią odchodzi bowiem cała praktyczna wiedza o firmie, nie wspominając o zdobytej najczęściej na koszt firmy wiedzy zawodowej.
Współpraca z biurem rachunkowym jest znacznie bardziej stabilna i długotrwała. Rzadko które biuro jest skłonne do jednostronnego rozwiązywania umowy z przedsiębiorcą.
Dostęp do pełnej i najbardziej aktualnej wiedzy
W profesjonalnym biurze rachunkowym można liczyć na osoby o wysokich kompetencjach zawodowych, nabytych dzięki aktualizowaniu wiedzy oraz poprzez zgromadzone wieloletnie doświadczenie w pracy z firmami z wielu branż. Mnogość zdarzeń gospodarczych mogących zaistnieć w firmie wymaga od biura rachunkowego wyjątkowo wszechstronnej wiedzy z dziedziny zmieniających się nieustannie przepisów prawa i ich interpretacji przez organy skarbowe oraz sądy administracyjne.
Większa efektywność pracy
Przekazując sprawy księgowości do biura rachunkowego przedsiębiorca nie ponosi ryzyka, iż jego miesięczne deklaracje podatkowe nie zostaną przygotowane i złożone w razie, gdy np. zachoruje nagle jego pracownik zajmujący się tymi zagadnieniami. Nie musi również brać na swoje barki organizowania zastępstwa na czas urlopu, zwłaszcza tak długiego, jak urlop macierzyński czy wychowawczy. Może liczyć na ciągłość działania ze strony biura, a samemu skoncentrować się na własnej działalności.
Prawne unormowanie działalności rachunkowej
Księgowość należy do zawodów zaufania publicznego, dlatego prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga zezwolenia udzielonego przez Ministerstwo Finansów. Aby otrzymać takie zezwolenie, zwane obecnie certyfikatem, a wcześniej świadectwem kwalifikacyjnym, należy wykazać się określonym wykształceniem oraz praktyką. W niektórych sytuacjach wymagane jest również zdanie egzaminu z zagadnień rachunkowości, podatków a także ubezpieczeń, prawa cywilnego i handlowego.
Dodatkowo
Dobre biuro rachunkowe jest dla swojego Klienta Partnerem w biznesie – oprócz podstawowych czynności związanych z księgowaniem dokumentów i rozliczaniem podatków potrafi znacznie szerzej spojrzeć na sytuację finansową i doradzić najkorzystniejsze rozwiązania, dostosowując zakres obsługi do specyfiki i indywidualnych potrzeb Klienta.
Sposób przekazu dokumentacji do Kancelarii
Kancelaria proponuje cztery metody przekazywania dokumentacji finansowej do prowadzenia w/w rozliczeń:
Do którego dnia miesiąca muszę skompletować i dostarczyć dokumenty do Kancelarii?
Dokumenty księgowe - do 12. dnia miesiąca.
Dokumenty kadrowe - do 8. dnia miesiąca.
Czy mogę dostarczać dokumenty pocztą lub kurierem ?
Oczywiście. Po wcześniejszym ustaleniu z Zarządem Kancelarii można przesyłać dokumenty pocztą lub kurierem.
Czy będę miał dostęp do podglądu mojej dokumentacji i wyliczonych podatków?
Dokumenty będą dostępne 24/7. Oprócz wyników przedstawiamy jasne analizy, z których wynikają płatności do US czy ZUS. Udostępniamy również Tobie skany wszystkich dokumentów.
Kiedy następuje płatność za usługę Kancelarii?
Nasi klienci płacą dopiero po wywiązaniu się przez naszą Kancelarię ze swoich obowiązków. Na początku każdego miesiąca dokonujemy podsumowania wykonanej przez nas pracy i wyliczenia kosztów na podstawie liczby zaksięgowanych operacji gospodarczych. W naszym biurze, za obsługę księgową, płacą Państwo dopiero po wykonaniu usługi.
Czy w imieniu Klienta składają państwo dokumenty do US i ZUS?
Podpisując z nami umowę przekazują nam Państwo wszystkie zobowiązania księgowo-podatkowe, do których oprócz prowadzenia bieżącej ewidencji księgowej, należy także rozliczanie z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Przygotowujemy i składamy wszystkie obowiązkowe deklaracje i wnioski oraz reprezentujemy klienta w kontaktach z tymi instytucjami.
Czy przesyłają Państwo pliki JKP do US?
W imieniu klientów zajmujemy się opracowaniem Jednolitego Pliku Kontrolnego oraz jego przesłaniem. Jest to nasza standardowa usługa, której koszt wliczony jest w cenę obsługi księgowej.
Czy Kancelaria jest ubezpieczona?
Tak, posiadamy wszystkie wymagane ubezpieczenia.
Czy w cenie umowy są zapytania?
Tak. W razie jakikolwiek wątpliwości księgowo-podatkowych sprawą zajmie się księgowy, który wykorzystując wiedzę i doświadczenie odpowie na pytania. Jest to usługa zawarta w cenie podstawowej.
Co mogę zyskać za polecenie znajomym usług Kancelarii?
Dla klientów, którzy zachęcą innych do skorzystania z naszych usług, przygotowaliśmy program rabatowy. Oferujemy również wynagrodzenie dla osób nie związanych z Biurem Rachunkowym, które przyprowadzą nam klientów.
